「議事録」とは？意味や例文や読み方や由来について解説！

「議事録」という言葉の意味を解説！

議事録とは、会議や打ち合わせなどで話し合われた内容・決定事項・今後の課題を後から確認できるように文章で記録した文書のことです。議事録の目的は、参加者間の認識をそろえ、欠席者にも情報を共有し、議決事項の証拠を残すことにあります。議事録が存在すれば「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぎ、業務をスムーズに進める手助けになります。

法令上の議事録は会社法や一般社団法人法で作成が義務付けられており、特に株主総会や取締役会では法的効力を持つ公式文書となります。一方、日常業務で作成する議事録は必ずしも法的義務があるわけではありませんが、ビジネス慣行として重要視されています。

議事録には「要点型」「詳細型」の二つのスタイルがあります。要点型は結論とその理由を短くまとめる形、詳細型は発言者や発言内容を時系列で追う形です。目的や後日の利用方法によって、どちらの形式を採用するかを決めるとよいでしょう。

近年はオンライン会議の普及に伴い、録音データやAI文字起こしを活用したハイブリッド型議事録も登場しています。リアルタイムで自動生成された原稿を人が整えることで、効率と正確性を両立させる取り組みが広がっています。

「議事録」の読み方はなんと読む？

「議事録」は「ぎじろく」と読み、四字熟語のように音読みのみで構成された言葉です。「ぎじ・ろく」と二拍に分けて発音すると伝わりやすく、ビジネスの現場でも誤読はほとんど見られません。漢字の意味を分解すると「議事」は「会議で取り扱う事柄」、「録」は「しるす・記録」の意であり、読みが直感的に理解しやすいのが特徴です。

「議事録」という語はほぼ常に音読みですが、ごくまれに法的文書でルビを振る場合があります。その際は「ぎじろく（会議の記録）」と補足して誤解を防ぎます。読み方で迷うことは少ないものの、新入社員研修や学校教育の場では改めて確認されることが多いです。

ビジネスメールや資料のタイトルに「議事録（Draft）」と英語併記するケースが増えており、グローバル環境では読み方と合わせて表記方法も学んでおくと便利です。

「議事録」という言葉の使い方や例文を解説！

議事録は名詞としてそのまま使うほか、動詞的に「議事録を取る」「議事録を作成する」といった表現が一般的です。社内では略して「議録（ぎろく）」と呼ばれることもありますが、公的文書では正式名称を用いるのが無難です。

【例文1】次回会議までに本日の議事録を共有してください。

【例文2】私が進行役、田中さんが議事録担当でお願いします。

議事録は「誰が」「いつまでに」「何をするか」という行動項目（アクションアイテム）を明確に記載すると実務で機能します。そのほか、発言者をイニシャルで示す、議題ごとに見出しを付けるなど、読み手が素早く要点を把握できる工夫が望まれます。

口語表現をそのまま書き写すと冗長になるため、敬語や重複を整理して簡潔にまとめるのがコツです。録音を聴き返す場合は、重要度の高い発言と雑談を切り分ける意識を持ちましょう。

書式やテンプレートをチームで統一し、共有フォルダやクラウドで版管理を行うと、属人化を避けられます。

「議事録」という言葉の成り立ちや由来について解説

「議事録」は中国古典の影響を受けて成立した漢語です。「議」は討議・相談を示し、「事」は事柄・案件、「録」は記録を意味します。三つの字が組み合わさって「会議の内容を記録したもの」を示す複合語になりました。

江戸末期に翻訳された洋書の中で、英語の“minutes”を「議事録」と訳した記述が確認されており、これが近代日本に定着したきっかけと考えられています。それ以前は「会議控」「評議記」といった語が使用されていましたが、明治期の官庁文書で「議事録」が公用語化し、急速に広まりました。

官庁の文体にならった新聞や学校教科書でも同語が採用されたことで、一般社会にも普及しました。特に議会政治が始まった1880年代以降、帝国議会の公式記録が「議事録」と呼ばれたことが決定打となりました。

近代化とともに生まれた言葉であるため、純和語ではなく漢語で構成されながらも、日本独自の公文書文化に根付いている点が特徴です。

「議事録」という言葉の歴史

江戸期の学者たちは蘭学書を翻訳する際、「会議記事録」など長い用語を使用していました。明治元年の太政官布告では「会議ノ録」という形が見られますが、1878年に内閣制度ができると「閣議議事録」という表現が公式に採用されました。

1890年の帝国議会開設以降、衆議院・貴族院の審議記録が「議事録」という表題で印刷・公開され、国民の目に触れる機会が飛躍的に増えました。この時期、多くの新聞が議会報道を行ったため、言葉自体が社会に浸透しました。

戦後は日本国憲法下の国会で逐語的な「会議録」が作成される一方、地方自治体にも議事録作成条例が整備されました。さらに高度経済成長期には企業統治の強化が進み、株主総会や取締役会議事録の保存義務が法制化されました。

デジタル時代に入り、電子署名・電子保存が法的に認められたことで、議事録は「紙」から「データ」へと主役を移しています。

「議事録」の類語・同義語・言い換え表現

「議事録」と似た意味を持つ言葉には「会議録」「会議要旨」「打ち合わせメモ」「Minutes（ミニッツ）」などがあります。法律や公的手続きでは「会議録」が使われることが多く、企業内の簡易な文書では「ミーティングメモ」と英語由来の表現が選ばれることがあります。

同義語の中でも「要旨」は概要を示す要点版、「覚書」は当事者間の合意事項を確認する文書であり、ニュアンスの違いを理解して使い分けることが重要です。たとえば契約書に添付する場合は「覚書」、決議の詳細検証が必要な法的手続きでは「議事録」を用いるのが一般的です。

査定会議など機密性の高い場面では「議事要録」という表現が採用され、発言者名を匿名化して要点のみを記載するケースもあります。英語の“note”や“memo”は口語的・非公式な記録を指すことが多い点にも注意しましょう。

言い換えを行う際には、文書の正式度、保存期間、公開範囲を意識すると失敗がありません。

「議事録」と関連する言葉・専門用語

議事録作成で頻出する専門用語に「議事次第」「議決権」「動議」「採決」があります。議事次第は会議のプログラム、議決権は決議に参加する権利、動議は議題に対する提案、採決は最終的な意思決定を示します。

これらの用語を正確に理解しないと、議事録に誤解を招く表現が入り込むリスクが高まります。たとえば「決議」と「採択」を混同すると、実際に可決されたのか単に取り上げられただけなのかが曖昧になります。

また、「起案書」や「稟議書」は意思決定プロセスの前段階の文書であり、議事録と組み合わせることで組織のコンプライアンスを担保します。法律用語では「正本」「謄本」「抄本」といった写しの区分も重要です。

議事録の信頼性を高めるためには、専門用語の定義を共有し、用語集や表記ルールを事前に整備しておくと効果的です。

「議事録」を日常生活で活用する方法

議事録はビジネスに限らず、PTAや自治会、サークル活動などさまざまな場面で役立ちます。家族会議での役割分担や旅行計画の決定事項をメモしておけば、後から「あれどう決めたっけ？」という混乱を防げます。

日常では「議事録」という大げさな名称にこだわらず、ノートアプリやチャットで「議事録的メモ」を残すだけでも効果があります。スマートフォンの音声入力を活用し、会話しながら箇条書きで要点を記録すると時短になります。

料理教室や読書会では、参加者が順番に議事録担当を持ち回りすることで、学びをシェアする文化が育まれます。タスク管理ツールと連動させれば、ToDoリストを自動生成して共有することも可能です。

目的は「情報の見える化」と「合意形成のスムーズ化」であり、堅苦しさを取り除く工夫が継続の鍵になります。

「議事録」についてよくある誤解と正しい理解

「議事録は発言を一字一句書き写すもの」という誤解が根強くありますが、実務では要点を整理し、重要度の低い発言を整理してこそ価値が生まれます。逆に省き過ぎると意思決定の根拠が失われるため、バランスが重要です。

もう一つの誤解は「議事録＝事後対応」と考える点で、実際には事前にフォーマットを準備し、議題や目的を明確化することで会議自体を効率化できます。議事録担当を決めずに会議を始めると、メモが散逸し、結局誰もまとめられないという事態が発生しがちです。

法的文書としての議事録は改ざんが厳禁である一方、社内メモとしての議事録は更新や追記が許容される場合があります。この違いを理解せずに扱うと、機密情報の漏えいリスクやコンプライアンス違反を招く恐れがあります。

「議事録は担当者だけの仕事」との思い込みも誤解で、全員が確認しフィードバックしてこそ共同責任が果たせる点を忘れてはいけません。

「議事録」という言葉についてまとめ

議事録は「決定事項の証拠」と「情報共有ツール」という二つの役割を兼ね備え、組織運営の基盤を支える存在です。読み方や表記は単純でも、法的拘束力や歴史的背景、運用上の注意点を理解することで、より効果的に活用できます。デジタルツールの進化により作成負荷は下がっていますが、最終的な品質は人の判断に依存します。

要点を押さえた議事録を残すことで、業務効率の向上だけでなく、知識の蓄積やトラブル防止にもつながります。今日から自分の会議スタイルに合った議事録づくりを始めてみてはいかがでしょうか。