「定例会議」の読み方と基本の意味
「定例会議」は「ていれいかいぎ」と読みます。
普段のメールや会話で何気なく目にする言葉ですが、声に出して読もうとすると一瞬迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
「定例会議」の正しい読み方は「ていれいかいぎ」の一つだけで、それ以外の読み方は存在しません。
特に「定例」の部分を、地方自治体が制定する「条例(じょうれい)」と同じ響きだと思い込み、「じょうれい」と読み間違えてしまう方が意外と多く見受けられます。
しかし「じょうれい」という読みはあくまで法律や規則に関する言葉で使われるものであり、習慣的に開かれる会議を表す「定例会議」には当てはまりません。
基本の意味としては、会社や組織の中であらかじめ決まった周期で、いつもと同じように開かれる会議全般を指す言葉だと考えておくとイメージしやすくなります。
新入社員が先輩から「来週の定例会議にも出席してね」と声をかけられて、初めてこの言葉に触れるという場面も少なくないでしょう。
英語で表現する場合には「regular meeting」や「routine meeting」といった言い方が近く、毎回決まって行われるというニュアンスを無理なく伝えることができます。
社内文書やカレンダーの表記では「定例」とだけ略して書かれることもあり、文脈から「定例会議(ていれいかいぎ)」を指していると判断できる場面も少なくありません。
読み方を正しく身につけておくと、取引先との電話や打ち合わせの中でも言葉に迷うことがなくなり、落ち着いた印象で会話を進めやすくなります。
「定例会議」とは何か ― 言葉の定義と特徴
「定例会議」は「定例」と「会議」という二つの言葉が組み合わさってできています。
「定例」とは、あらかじめ決められた方式やタイミングに従って、同じことが繰り返し行われることを意味する言葉です。
そして「会議」は、複数の人が一つの場所やオンライン上に集まり、情報を共有したり話し合いをしたりする場そのものを指します。
つまり「定例会議」とは、決まったタイミングで繰り返し開かれる会議のことを指す言葉だと考えるとわかりやすいです。
週に一度、月に一度といったように周期があらかじめ決まっていて、ほぼ同じメンバーで継続的に開かれる点が大きな特徴になります。
これに対して、問題やトラブルが発生したときにだけ急きょ開かれる単発の会議は、「定例会議」とは呼ばれず、別の言葉で区別されるのが一般的です。
「あらかじめ決まった周期で毎回開かれる」という継続性こそが、「定例会議」という言葉を特徴づける核の部分だと言えます。
単発で終わる打ち合わせとは異なり、積み重ねの中で状況を確認し合えることも「定例会議」らしい特徴のひとつです。
具体的には、毎週月曜の朝に行われる朝会や、月末に実施される営業報告会などが「定例会議」の典型例として挙げられます。
こうした会議は特別な事情がない限り開催自体が見送られることはなく、あらかじめスケジュールに組み込まれた固定の予定として扱われるのが一般的です。
「定例会議」を開く目的
「定例会議」を開く一番の目的は、チームやプロジェクトの進捗状況をお互いに確認し合うことです。
誰が何をどこまで進めているのかを共有することで、仕事の抜け漏れや認識のズレを防ぐことができます。
「定例会議」は、進捗確認と情報共有を定期的に行うための大切な場として機能しています。
また、今後の方向性や優先順位について、メンバー全員の意見を聞きながら意思決定をする場としても活用されます。
個人のメールやチャットだけでは伝わりにくい空気感やニュアンスも、顔を合わせる「定例会議」なら共有しやすくなります。
さらに、定期的に顔を合わせて話す機会そのものが、チームの一体感を育てることにもつながっています。
決まった時間に集まるという習慣自体が、組織の結束力を自然と高めてくれるのです。
このように「定例会議」には、業務上の目的だけでなく、人と人をつなぐという隠れた役割もあるのです。
例えば、プロジェクトの進行に遅れが生じている場合でも、「定例会議」の場で早期に共有できれば、関係者が速やかに対応策を検討することができます。
問題が大きくなる前に小さな違和感を拾い上げられる点も、「定例会議」が重視される理由のひとつだといえるでしょう。
「定例会議」はどのくらいの頻度で開かれるか
「定例会議」の頻度としてよく見られるのは、週に一度のペースで開かれる「週次定例」です。
日々状況が変化するプロジェクトやチームでは、週次で進捗を確認し合うことが多い傾向にあります。
これに対して、月に一度のペースで開かれる「月次定例」は、部署全体や経営層が関わる会議でよく見られる形式です。
さらに規模が大きい組織では、三か月に一度の「四半期定例」で、より大きな方針や数字を確認することもあります。
「定例会議」の頻度は、週次・月次・四半期など、組織やプロジェクトの性質に合わせて選ばれています。
現場に近いチームほど頻度を高くし、経営に近い会議ほど頻度を低くする傾向があるのも特徴のひとつです。
頻度を決める際には、情報共有の必要性と、メンバーの時間的な負担とのバランスを取ることが欠かせません。
開催しすぎて準備や参加の負担が重くなってしまうと、本来の目的が薄れてしまうこともあるのです。
ITエンジニアの現場などでは、毎日十五分程度だけ行う「デイリー定例」と呼ばれる短時間の会議形式も広く採用されています。
プロジェクトの進行状況や繁忙期に応じて、「定例会議」の頻度を一時的に増減させる柔軟な運用を取り入れている組織も少なくありません。
「定例会議」の一般的な流れと進め方
開始前の準備
「定例会議」をスムーズに進めるためには、事前にアジェンダ(議題リスト)を作成しておくことが欠かせません。
アジェンダをあらかじめ共有しておくことで、参加者が心の準備をして会議に臨めるようになります。
資料や数字をまとめておくことも、当日の説明をスムーズにするための大切な準備のひとつです。
参加者の人数や立場に応じて、誰がどの議題について発言するのかをあらかじめ割り振っておくと、当日の進行がよりスムーズになります。
進行と時間配分
会議が始まったら、司会役がアジェンダの順番に沿って話を進めていきます。
あらかじめ各議題に目安の時間を決めておくと、話が脱線しても元の流れに戻しやすくなります。
発言が一部の人に偏らないよう、司会役が全員に意見を振っていくことも進行の工夫のひとつです。
議題ごとの残り時間を参加者全員が見えるように示しておくと、話し合いが長引きそうな場合でも早めに軌道修正しやすくなります。
議事録の作成と共有
会議が終わったら、決まったことや次のアクションを議事録としてまとめます。
議事録を参加できなかった人にも共有することで、「定例会議」の内容が組織全体の共有財産になります。
話した内容をその場だけで終わらせず、記録として残すことが「定例会議」を活かすための大切な一歩です。
誰がいつまでに何を行うのかという「次のアクション」を明確に記録しておくことで、次回の「定例会議」での確認作業がぐっとスムーズになります。
「定例会議」を使った例文
- 【例文1】来週月曜の10時から、部署の定例会議を行いますので会議室Aにお集まりください
- 【例文2】今月の定例会議は祝日と重なるため、翌週の同じ曜日に延期いたします
- 【例文3】さっきの定例会議で決まったことを、今から簡単に共有してもいいですか
- 【例文4】新しいプロジェクトが始まったので、週一回の定例会議を新設することになりました
- 【例文5】今日の定例会議は議題が多いので、いつもより30分長めに時間を確保しています
- 【例文6】議事録には「第15回定例会議 議事録」というタイトルを付けて保存しています
例文1や2のように、社内メールや連絡では開催日時や場所、変更点を伝える文脈で「定例会議」という言葉がよく使われます。
「定例会議」は決まった予定として扱われるため、日程調整や変更の連絡と一緒に使われやすい言葉です。
例文3や5のように、会話の中では「さっきの定例会議」「今日の定例会議」というかたちで、身近な出来事として話題にされることも多くあります。
例文6のように、議事録やスケジュール表のタイトルには「第〇回定例会議」と回数を添えて表記されることも一般的です。
例文4のように、新しいプロジェクトやチームが発足したタイミングで「定例会議」が新設されるケースも多く、組織の成長とともに会議の数が自然と増えていく様子がうかがえます。
「定例会議」という言葉の由来
「定例」という言葉は、もともと「決まった先例」や「慣例となっている物事」を指す言葉として使われてきました。
「例」という字には「ならわし」「しきたり」という意味があり、それが「定まっている」ことを「定例」と呼ぶようになったと言われています。
似た言葉に「定期」がありますが、「定期」は期間の決まりに重点があり、「定例」は慣例や前例に重点があるという違いがあります。
一方の「会議」は「会して議する」、つまり人が集まって話し合うという成り立ちを持つ言葉です。
「定例会議」は「決まった形で続けられる会議」という意味合いを、「定例」と「会議」の二語で素直に表した言葉だといえます。
企業の生産管理や品質管理の現場で、周期的に状況を確認し合う会合が重視されるようになったことが、この言葉が広まる後押しになったと言われています。
やがて「定例会見」や「定例総会」のように、他の場面にも「定例」という言い回しが使われるようになり、ビジネス用語としての地位を確立していきました。
似た言葉である「定例会」も、組織やサークルなどで定期的に開かれる集まりを指しますが、「会議」という語を含む「定例会議」の方が、議題を話し合うという側面がより強く意識された言葉だと考えられます。
「定例会議」と臨時会議・ミーティングとの違い
「定例会議」とよく比較される言葉に「臨時会議」があります。
臨時会議は、トラブル対応や急な意思決定が必要になったときに、その都度招集される会議のことです。
「定例会議」は開催日が前もって決まっているのに対し、「臨時会議」は必要が生じたタイミングで突発的に開かれる点が大きな違いです。
急を要する議題がある場合、定例会議の開催を待たずに臨時会議が招集されることも少なくありません。
一方「ミーティング」や「打ち合わせ」は、もっと小さな単位で行われる話し合いを指すことが多い言葉です。
数人のメンバーが案件の確認や相談のために集まる場合に使われ、形式や議事録の有無も「定例会議」より緩やかな傾向にあります。
関係者全員が集まり議題や進行がある程度決まっている継続的な会議なら「定例会議」、少人数で機動的に行う話し合いなら「ミーティング」と呼び分けるとわかりやすいでしょう。
例えば、システム障害が発生した際に急きょ招集される「臨時会議」と、毎週決まった時間に開かれる「定例会議」を比較すると、開催の予測可能性という点で両者の性質の違いがより鮮明になります。
どちらを開くべきか判断に迷う場合は、議題の緊急性と、関係者全員のスケジュールを事前に確保できるかどうかを基準に考えると判断しやすくなります。
「定例会議」を形骸化させないための工夫
「定例会議」は毎回同じメンバーで開かれるため、慣れてくると目的があいまいになりやすい会議でもあります。
それを防ぐ基本は、開催前に議題を整理した「アジェンダ」を共有しておくことです。
何を話し合い、何を決めるのかを事前に明確にしておくことが、「定例会議」を形だけのものにしないための第一歩です。
議題に優先順位をつけておくと、限られた時間の中でも重要な話題から確実に話し合うことができます。
特定の人だけが話し続ける会議になると、他の参加者は徐々に当事者意識を失っていきます。
持ち回りで発言の順番を設けたり、短い質疑応答の時間を挟んだりして、参加者全員が意見を出しやすい雰囲気を作ることが大切です。
終了時間や議題ごとの時間配分をあらかじめ決めておくことも、「定例会議」を長引かせず価値を保つための工夫のひとつです。
オンラインで「定例会議」を行う場合には、画面越しでも発言しやすい雰囲気を作るために、チャット機能を併用して意見を募る工夫も効果的です。
「定例会議」が行われる場面・業種
「定例会議」は、特定の業種に限らずさまざまな組織で開かれています。
企業であれば、部署ごとの進捗確認や、プロジェクトチームの状況共有の場として開かれるのが一般的です。
営業部門の週次会議や開発チームの月次会議など、組織の単位に合わせて「定例会議」が設定されていることが多いです。
企業以外にも、学校の職員会議や自治体の委員会、各種団体の運営会議なども「定例会議」として定期的に行われています。
これらの場では、情報共有だけでなく合意形成や意思決定の役割も担っています。
近年はオンライン会議の普及により、離れた拠点のメンバーが画面越しに参加する「定例会議」も広がりを見せています。
場所を問わず参加できるようになったことで、「定例会議」はより柔軟な形で組織に根づいてきています。
医療や福祉の現場でも、スタッフ間の情報共有を目的とした「定例会議」が開かれており、利用者や患者の状況を多職種で確認し合う重要な機会として定着しています。
業種や規模を問わず幅広く開かれている点からも、「定例会議」が組織運営の基盤を支える仕組みとして根づいていることがうかがえます。
「定例会議」のまとめ
- 「定例会議」は「ていれいかいぎ」と読み、定期的に開かれる正式な会議を指す言葉です。
- 情報共有や進捗確認、意思決定などを目的として開催されます。
- アジェンダの共有や発言機会の確保など、形骸化を防ぐ工夫が欠かせません。
- 企業の部署やプロジェクトチームだけでなく、学校や自治体など幅広い場面で使われています。
ここまで見てきたように、「定例会議」は「ていれいかいぎ」と読み、あらかじめ決まった周期で開かれる会議を指す言葉です。
臨時会議やミーティングとの違いを意識しながら、目的に合った運営を心がけることで、会議そのものの価値を高めることができます。
「定例会議」という言葉を正しく理解し、形骸化させない工夫を重ねていくことが、組織の円滑なコミュニケーションにつながります。
