「書類」とは？意味や例文や読み方や由来について解説！

「書類」という言葉の意味を解説！

「書類」とは、一定の形式に従って作成され、情報の記録・伝達・確認・証明を目的とした文書全般を指します。大きく分けると、契約書や申請書のように法律的効力を持つ公文書と、メモや社内報告書のように内部的に扱われる私文書があります。いずれも「情報を可視化し、第三者が閲覧した際に同じ内容を理解できる」ことが共通の条件です。

書類は紙媒体だけでなく、PDFやWordなどの電子データも含まれます。電子署名法の普及によってデジタル書類が正式な証拠能力を持つケースも増えました。つまり現代では「紙だからこそ書類」という固定概念は薄れつつあります。

書類は情報の永久保存を前提とするため、耐久性と真正性が求められます。公的機関が定めた保存年限を過ぎるまでは、オリジナルか公的に認められた複写が保管されるのが一般的です。

整理や管理の観点では、作成日・作成者・文書番号などのメタデータが不可欠です。企業ではISO 9001などの品質管理規格が文書管理の枠組みを提供しており、適切な署名・承認プロセスが書類の信頼性を担保します。

最終的に書類は組織や個人の「行動の根拠」となり、トラブル時には最も強力な証拠として機能します。そのため、作成時点から改ざん防止策やバックアップを講じることが重要です。

「書類」の読み方はなんと読む？

「書類」の読み方は「しょるい」で、アクセントは「しょ」に軽く、「るい」にやや強めの二拍で置くのが一般的です。国語辞典でも「しょるい」と明記されており、別読みや訓読みは存在しません。

「書」の字は音読みで「ショ」、訓読みで「かく」と読みますが、ここでは音読みが採用されています。一方、「類」は音読みで「ルイ」、訓読みで「たぐい」です。複合語の多くは音読み同士が結び付くため「書類」と書いて「しょるい」となりました。

古典文学には「文（ふみ）」「記録（きろく）」などの語が多く、「書類」は近代以降に普及した漢語です。従来の公文書は「達（たっしょく）」「状（じょう）」など個別名称で呼ばれていたため、近代官制改革に伴い総称として定着しました。

日常では「資料」と混同されがちですが、読み方を誤る人はほとんどいません。ただし「書面」「文書」「記録」などと並ぶときは、アクセントが前の語に引きずられて「しょるい↘︎」と下がる場合もあります。

外国語では、英語の“document”や“paperwork”が対応し、ビジネス会話の中で「ドキュメント」と日本語化した発音が使われることもあります。「ドキュメント」と「書類」を区別して使うかどうかは組織文化によって異なります。

「書類」という言葉の使い方や例文を解説！

「書類」はフォーマル・インフォーマルを問わず、提出・確認・保存など幅広いシーンで使われます。例えばビジネスメールや口頭指示で「この書類を今日中に提出してください」と言えば、必ず原本または指定形式のコピーを指します。

書類を数える助数詞は「一通」「一式」「一枚」「一部」など内容によって異なります。複数ページにわたるときは「一部○ページ」と添え書きし、漏れや改ざんを防止します。

【例文1】「入社手続きの書類に不備があるため、再度ご記入をお願いします」

【例文2】「契約書類は原則として捺印後にPDF化し、社内サーバーで10年間保存します」

口語では「書類を作る」「書類をまとめる」「書類を回す」など動詞と組み合わせて使います。「作成」よりもラフな言い回しで、チーム内のタスク共有時に好まれます。

注意点として、「書類＝紙」という思い込みでスキャンデータを無視すると、電子帳簿保存法違反に発展する可能性があります。デジタル化が進む今こそ「形式より内容が重要」であることを再確認する必要があります。

「書類」という言葉の成り立ちや由来について解説

「書類」は明治期の官庁制度整備の中で、欧米の“document”を翻訳・統合する形で誕生したとされています。語源を分解すると「書」は「書き記すもの」、「類」は「分類・種別」を表します。つまり「さまざまな種類の書き記されたもの」が原義です。

江戸期以前には「文（ふみ）」「状」「書簡」「願書」といった個別名称が乱立し、体系的な区別が曖昧でした。そこへ明治政府が導入した「文書事務取扱規程」が、行政文書を横断するカテゴリとして「書類」を採用しました。

西洋法制を参考に公文書の保存期間や様式を標準化する必要があり、一語で包括的に示せる言葉が求められたのです。以降、官庁だけでなく民間でも総称語として急速に浸透しました。

現代日本語では「書︎類」という漢字二字で簡便に用いる一方、内容が抽象化しすぎる欠点も抱えます。実務文書では「契約書」「稟議書」「報告書」など具体名称を併記することが推奨されます。

語源には諸説ありますが、いずれも「書き表す行為」と「分類の概念」が合わさった造語である点が共通しています。文献学的にも、中国古典に同義語は見当たらず、近代日本で生まれた和製漢語である可能性が高いです。

「書類」という言葉の歴史

「書類」の歴史は、明治維新後の近代化政策とともに文書管理体系を整備する過程で本格化しました。1873年（明治6年）に太政官が制定した「文書取扱心得」が、書類保存の礎を築いたとされています。

大正期には商法・会社法が整備され、民間企業においても帳簿・決算書などの書類保存が義務化されました。第二次世界大戦後、GHQの指導のもと「文書主義」「証拠主義」が強調され、契約の裏付けとして書類の重要性が再認識されました。

1970年代以降、コピー機の普及で紙の書類が爆発的に増加し、オフィス環境の課題となります。1990年代半ばにはパソコンとネットワークの導入が進み、電子書類が台頭。2005年には電子帳簿保存法が改正され、税務書類の電子保存が容認されました。

今日ではクラウドサインなど電子署名サービスが法的効力を持ち、書類概念は「紙＋データ」のハイブリッドへ移行しています。それでも根幹は「証拠として残す」役割であり、法的規制や業界規格に準拠した保存が義務付けられています。

将来的にはブロックチェーン技術で改ざん耐性を高めたスマート書類が主流になると予測されますが、「書類」という言葉自体は形を変えながら存続し続けるでしょう。

「書類」の類語・同義語・言い換え表現

「書類」は場面に応じて「文書」「資料」「ドキュメント」などと置き換えられます。「文書」は法令用語としても使われ、公的・私的文書を区別せず広く指します。文書管理規程では「作成・受領・保存するすべての紙・電子記録」を指すことが多いです。

「資料」は情報提供や分析のために用意された文書やデータの集合を示し、必ずしも正式な様式や署名を必要としません。学術・研究分野では「一次資料」「二次資料」と分類して用います。

「ドキュメント」は英語の“document”をカタカナ化した表現で、IT業界ではソフトウェア仕様書なども含めて呼びます。プログラムの「コメントアウトされた情報」もドキュメントの一部と捉える文化があります。

「書面」は契約書面や合意書面のように、特に署名・押印が求められる場面で使われます。「書類」に比べて法的拘束力を強調したい時に選ばれます。

「ペーパー」は口語的で、「ペーパーワークを減らす」のように事務作業全般を示します。伝統的な紙媒体に限定して語る場合が多く、DX（デジタルトランスフォーメーション）との対比で用いられることもあります。

「書類」を日常生活で活用する方法

日常生活においても、書類を上手に管理すれば時間短縮とリスク低減につながります。まずは「ライフイベント別フォルダ」を用意し、就職・結婚・住宅購入などトピックごとに区分します。これにより必要書類を探す時間を大幅に削減できます。

次に、保険証券や保証書など紙の原本は防水性のあるクリアポケットに保管し、スキャンデータをクラウドストレージへアップロードします。災害や紛失に備えて二重のバックアップを取ることが重要です。

頻繁に提出が求められる住民票や戸籍謄本は、交付日から3か月以内の有効期限が設定されている場合が多いです。期限切れを防ぐため、取得日を付箋で記入し、カレンダーアプリにリマインダーを設定すると便利です。

スマートフォンのカメラを使ったPDF化は、光の反射や台形補正に注意すれば十分に実務で通用します。「書類は紙でなければならない」という先入観を捨て、デジタルツールを積極的に併用しましょう。

最後に、家庭内での情報共有には「書類インデックス」を作成し、フォルダ名・保管場所・更新日を一覧化します。家族が誰でも最新バージョンを確認でき、突然の手続きもスムーズに行えます。

「書類」についてよくある誤解と正しい理解

「紙の原本がないと法的効力がない」という誤解は、電子帳簿保存法の改正によりすでに過去のものとなっています。確かに押印文化が根強い日本では、紙の方が安心感があると感じる人が多いです。しかし電子署名法が1999年に制定され、電子的に作成された書類でも本人性・非改ざん性が担保されれば原本と同等に認められます。

「スキャンはコピーなので税務署が認めない」という声もありますが、解像度やタイムスタンプなど要件を満たせば税務調査でも正式に受理されます。むしろデジタル化することで検索性が向上し、改ざんの痕跡も残りやすくなる利点があります。

また「書類は多いほど安心」という考え方も誤りです。不要な書類が混在すると、本当に重要な原本を紛失するリスクが上がります。定期的に断捨離し、保存根拠のないものは破棄しましょう。

「手書きの方が温かみがある」という意見は否定できませんが、業務効率とトレーサビリティを考慮すると電子化のメリットが勝ります。署名欄だけを手書きにし、本文はデジタルで作成するハイブリッド方式も選択肢です。

最後に「書類の保存は金庫一択」という固定観念も見直す価値があります。耐火金庫は火災には強いものの、水害や盗難には別の対策が必要です。オフサイトバックアップやクラウド保存と組み合わせ、多層防御を意識しましょう。

「書類」という言葉についてまとめ

書類は単なる紙束ではなく、個人や組織の行動を裏付ける「証拠」であり、適切に作成・管理することでリスクを最小化できます。明治期に誕生した比較的新しい言葉ながら、IT技術の進展とともに意味範囲を拡張し、デジタル時代にも欠かせない概念として定着しました。

読み方や類語を正しく理解し、紙と電子の双方のメリットを活かしたハイブリッド管理を実践すれば、業務効率化と法令遵守を同時に達成できます。今後も書類の形態は進化しますが、「正確に残す」という本質は変わりません。